Méthodes, outils et techniques de classement des documents et de l'information. Elaboration de plans de classement et organisation des procédures d'archivage et de consultation (papier et électronique). Gestion des espaces de travail. Point législatif et procédures de sécurité.

Objectifs pédagogiques

  • Utiliser les méthodes, outils et techniques de classement des documents et de l'information
  • Choisir une méthode de classement en fonction de l'information et de son usage
  • Organiser et pérenniser son classement que ce soit en version papier ou informatique
  • Mettre en place les procédures de classement et d'archivage

Travaux pratiques

Alternance d'apports théoriques et pratiques : à partir de l'expérience de chaque participant, analyse et amélioration de son efficacité
PROGRAMME DE FORMATION

Définir et comprendre les caractéristiques d'un classement

  • L'usage du dossier : information, action...
  • Les caractéristiques d'un dossier : qui, quand, quelle forme
  • Le rôle clé du classement dans la collecte et le traitement des informations.
  • Les différents outils et méthodes de classement.

Travaux pratiques
Partage d'expériences : difficultés rencontrées dans les tâches de classement des documents. Analyses des critères et des outils.

Organiser et "faire vivre" son classement

  • Instaurer une logique commune.
  • Identifier les principaux effets d'une mauvaise organisation personnelle.
  • Rationaliser son espace de travail.
  • Réduire les sources de stress liées au temps et à l'organisation.

Travaux pratiques
Cas d'organisation de classement.

Analyser l'information et choisir une méthode de classement

  • Analyser l'information à traiter dans son service.
  • Identifier les atouts et contraintes.
  • Mettre en œuvre les quatre principes du classement.
  • Connaître les différents outils pour une vue globale : To-do-list, carte conceptuelle.
  • Mettre en adéquation le système de classement et les caractéristiques de l'entreprise et des utilisateurs.

Travaux pratiques
Les outils et méthodes du classement.

Organiser le classement sur ordinateur

  • Choisir une arborescence claire pour tous.
  • Etre rigoureux dans le choix des noms de fichiers.
  • Utiliser les astuces de rangement sur la messagerie.

Travaux pratiques
Exercice d'arborescences.

Faciliter l'accès de tous à l'information

  • Définir la démarche pour réorganiser le classement existant d'un service.
  • Elaborer un plan de classement.
  • Faire coïncider le classement papier et informatique.
  • Mettre en place un classement compréhensible par tous : le tri et la restructuration des dossiers.

Travaux pratiques
Autodiagnostic des forces et faiblesses du système actuellement en place

Instaurer des procédures de classement et d'archivage

  • Identifier l'emprunteur et l'utilité de la fiche.
  • Déterminer une procédure de reclassement : qui, où, comment ?
  • Définir les modalités de gestion des documents. Procédure de sécurité.
  • Contrôler et définir les modalités d'accès aux fichiers.
  • Connaître la durée légale de conservation des documents.
  • Découvrir la GED.

Travaux pratiques
Plan d'action personnel : formalisation des actions à mettre en œuvre pour élaborer son plan de classement.

» Participants

Experts devenant managers. Managers débutants ou confirmés devant concilier expertise et management.

» Prérequis

Aucune connaissance particulière.

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